Начало года всегда подразумевает тяжелое время для руководителя. Из-за остановки 4 проектов на январь штатная команда стала загружена на 65% и при этом на части проектов работают удаленные сотрудники.
Механика управления ресурсами ↓
Механика управления ресурсами ↓
Анализ ситуации
Текущее состояние:
● Штатная команда: недозагружена (65% — это 35% простоя, дорогое удовольствие для агентства).
● Есть удаленные сотрудники, которые работают параллельно.
● 4 проекта на паузе.
● Январь — традиционно низкий сезон.
Риски бездействия:
● Демотивация штатных сотрудников.
● Переплата за удаленных сотрудников.
● Потеря компетенций команды.
● Упущенные возможности развития.
Что делать
1. Полная инвентаризация ресурсов
Например, у меня раньше была такая таблица загрузки специалистов. Если ее нет, то надо внедрить:
Текущее состояние:
● Штатная команда: недозагружена (65% — это 35% простоя, дорогое удовольствие для агентства).
● Есть удаленные сотрудники, которые работают параллельно.
● 4 проекта на паузе.
● Январь — традиционно низкий сезон.
Риски бездействия:
● Демотивация штатных сотрудников.
● Переплата за удаленных сотрудников.
● Потеря компетенций команды.
● Упущенные возможности развития.
Что делать
1. Полная инвентаризация ресурсов
Например, у меня раньше была такая таблица загрузки специалистов. Если ее нет, то надо внедрить:
2. Аудит активных задач
Список всех текущих задач:
● Проекты в работе (35% загрузки).
● Регулярные задачи (поддержка клиентов, отчеты).
● Срочные задачи (если есть).
3. Создание списка возможностей
Что можно сделать со свободными ресурсами:
1. Развитие команды (обучение, компетенции).
2. Улучшение процессов (автоматизация, регламенты).
3. Инвестиции в будущее (базы контента, исследования).
4. Подработка на других направлениях (например, если есть рилсмейкеры и сторисмейкеры, и у них перегруз
из-за недостатка штата).
5. Создание контента для продвижения агентства в помощь отделу продаж.
6. Сокращение нагрузки у удаленных специалистов.
План на январь
Исходя из пункта 1 с загрузкой команды, мы планируем их развитие.
Для каждого сотрудника:
● Персональный план развития на Q1.
● Целевые навыки для роста.
● Онлайн-курсы (оплата компанией).
● Домашние задания с проверкой.
Форматы обучения:
● Понедельник: 1.5 часа — просмотр курса.
● Среда: 1 час — практическое задание.
● Пятница: 1.5 часа — разбор с тимлидом.
Примеры направлений:
● Контент-менеджеры — стратегическое мышление, UX-writing.
● Рилсмейкеры — сценарное мастерство, сложный монтаж.
● Дизайнеры — motion-design, AI-инструменты.
● Все — data-driven подход: что это и как использовать на практике.
Исходя из пункта 2 со списком возможностей разрабатываем планы работ для согласованных. Например, если нужно улучшить процессы, занимаемся следующими задачами:
Оптимизация процессов:
● Прописываем регламенты под ключевые задачи.
● Создаем чек-листы для контроля качества.
● Продумываем алгоритмы принятия решений.
● Делаем Flow-схемы процессов.
(Эти процессы привожу в качестве примеров. Большинство из них должны либо уже быть, либо создаваться в процессе работы).
Автоматизация:
● Настройка интеграций с сервисами для ускорения работы.
● Шаблоны в Notion/Miro для работы.
● Автопостинг (SMMplanner, Postmypost, n8n-модель производства контента).
● Автоматизация отчетности (Google Sheets + скрипты на основе апи или Power BI).
Примеры:
● Автоматический сбор метрик из соцсетей.
● Авто-отчет по проектам каждую пятницу
● Чат-бот для сбора брифов от клиентов..
● Pipeline для обработки контента.
По этой же логике делаем планы работ для других задач, кроме пункта 6. О нем дальше →
Проводим аудит удаленных сотрудников по такой логике:
Список всех текущих задач:
● Проекты в работе (35% загрузки).
● Регулярные задачи (поддержка клиентов, отчеты).
● Срочные задачи (если есть).
3. Создание списка возможностей
Что можно сделать со свободными ресурсами:
1. Развитие команды (обучение, компетенции).
2. Улучшение процессов (автоматизация, регламенты).
3. Инвестиции в будущее (базы контента, исследования).
4. Подработка на других направлениях (например, если есть рилсмейкеры и сторисмейкеры, и у них перегруз
из-за недостатка штата).
5. Создание контента для продвижения агентства в помощь отделу продаж.
6. Сокращение нагрузки у удаленных специалистов.
План на январь
Исходя из пункта 1 с загрузкой команды, мы планируем их развитие.
Для каждого сотрудника:
● Персональный план развития на Q1.
● Целевые навыки для роста.
● Онлайн-курсы (оплата компанией).
● Домашние задания с проверкой.
Форматы обучения:
● Понедельник: 1.5 часа — просмотр курса.
● Среда: 1 час — практическое задание.
● Пятница: 1.5 часа — разбор с тимлидом.
Примеры направлений:
● Контент-менеджеры — стратегическое мышление, UX-writing.
● Рилсмейкеры — сценарное мастерство, сложный монтаж.
● Дизайнеры — motion-design, AI-инструменты.
● Все — data-driven подход: что это и как использовать на практике.
Исходя из пункта 2 со списком возможностей разрабатываем планы работ для согласованных. Например, если нужно улучшить процессы, занимаемся следующими задачами:
Оптимизация процессов:
● Прописываем регламенты под ключевые задачи.
● Создаем чек-листы для контроля качества.
● Продумываем алгоритмы принятия решений.
● Делаем Flow-схемы процессов.
(Эти процессы привожу в качестве примеров. Большинство из них должны либо уже быть, либо создаваться в процессе работы).
Автоматизация:
● Настройка интеграций с сервисами для ускорения работы.
● Шаблоны в Notion/Miro для работы.
● Автопостинг (SMMplanner, Postmypost, n8n-модель производства контента).
● Автоматизация отчетности (Google Sheets + скрипты на основе апи или Power BI).
Примеры:
● Автоматический сбор метрик из соцсетей.
● Авто-отчет по проектам каждую пятницу
● Чат-бот для сбора брифов от клиентов..
● Pipeline для обработки контента.
По этой же логике делаем планы работ для других задач, кроме пункта 6. О нем дальше →
Проводим аудит удаленных сотрудников по такой логике:
Правила оптимизации
Удаленные < 40% загрузки — расторжение контракта
— Вежливое объяснение ситуации.
— Сохранение отношений (могут вернуться в феврале-марте).
— Рекомендации другим клиентам.
Удаленные 40-60% загрузки — снижение ставки или проектная оплата
— Переговоры о временном снижении нагрузки.
— Перевод на оплату за проект (не за время).
Удаленные > 60% загрузки — оставить.
Экономия:
● Расторжение 2-х контрактов: это примерно 100,000₽/мес.
● Снижение ставок: еще 30,000₽/мес.
● Итого экономия: около 130,000₽ за январь.
Реинвестиции (если нет других целей, например распределить в ФОТ):
● Обучение команды: 40,000₽
● Новые инструменты/подписки: 20,000₽
● Бонусы штату за проактивность: 30,000₽
● Резерв: 40,000₽
Метрики эффективности
Еженедельно отслеживаем показатели:
● Фактическая загрузка vs плановая.
● Выполнение задач в срок (%).
● Прогресс по свободным проектам.
Месячные результаты:
● Количество завершенных улучшений.
● Объем созданной базы контента.
● Новые компетенции команды.
● Экономия на удаленных сотрудниках.
Подготовка к февралю
За 2 недели до возобновления прежней загрузки.
1. Аудит готовности:
○ Все базы созданы и доступны.
○ Процессы задокументированы.
○ Команда обучена новому.
2. Постепенное наращивание:
○ Неделя 1 февраля: загрузка 80%
○ Неделя 2: загрузка 90%
○ Неделя 3: полная загрузка 100%
3. Переговоры с удаленными сотрудниками:
○ Возврат нужных специалистов.
○ Обсуждение новых условий.
Результаты через месяц
Команда:
● Прокачаны навыки (+2-3 компетенции на человека).
● Повышена мотивация (видят развитие).
● Команда универсальнее (кросс-обучение).
Процессы:
● 10+ новых регламентов.
● 5+ автоматизаций.
● База контента на 500+ элементов.
Финансы:
● Экономия 130,000₽ на удаленных.
● Реинвестиции в развитие.
● ROI проектов развития: виден с февраля.
Бизнес:
● Агентство готово к высокому сезону.
● Новые кейсы для продаж.
● Укреплен бренд работодателя.
Удаленные < 40% загрузки — расторжение контракта
— Вежливое объяснение ситуации.
— Сохранение отношений (могут вернуться в феврале-марте).
— Рекомендации другим клиентам.
Удаленные 40-60% загрузки — снижение ставки или проектная оплата
— Переговоры о временном снижении нагрузки.
— Перевод на оплату за проект (не за время).
Удаленные > 60% загрузки — оставить.
Экономия:
● Расторжение 2-х контрактов: это примерно 100,000₽/мес.
● Снижение ставок: еще 30,000₽/мес.
● Итого экономия: около 130,000₽ за январь.
Реинвестиции (если нет других целей, например распределить в ФОТ):
● Обучение команды: 40,000₽
● Новые инструменты/подписки: 20,000₽
● Бонусы штату за проактивность: 30,000₽
● Резерв: 40,000₽
Метрики эффективности
Еженедельно отслеживаем показатели:
● Фактическая загрузка vs плановая.
● Выполнение задач в срок (%).
● Прогресс по свободным проектам.
Месячные результаты:
● Количество завершенных улучшений.
● Объем созданной базы контента.
● Новые компетенции команды.
● Экономия на удаленных сотрудниках.
Подготовка к февралю
За 2 недели до возобновления прежней загрузки.
1. Аудит готовности:
○ Все базы созданы и доступны.
○ Процессы задокументированы.
○ Команда обучена новому.
2. Постепенное наращивание:
○ Неделя 1 февраля: загрузка 80%
○ Неделя 2: загрузка 90%
○ Неделя 3: полная загрузка 100%
3. Переговоры с удаленными сотрудниками:
○ Возврат нужных специалистов.
○ Обсуждение новых условий.
Результаты через месяц
Команда:
● Прокачаны навыки (+2-3 компетенции на человека).
● Повышена мотивация (видят развитие).
● Команда универсальнее (кросс-обучение).
Процессы:
● 10+ новых регламентов.
● 5+ автоматизаций.
● База контента на 500+ элементов.
Финансы:
● Экономия 130,000₽ на удаленных.
● Реинвестиции в развитие.
● ROI проектов развития: виден с февраля.
Бизнес:
● Агентство готово к высокому сезону.
● Новые кейсы для продаж.
● Укреплен бренд работодателя.
